Die E-Rechnung 2027 ist für viele Unternehmen in Deutschland keine ferne Reform mehr, sondern eine Frist in drei Monaten. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Firmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro liegt, Rechnungen an andere inländische Unternehmen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Eine PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr.
Die Übergangsfrist, in der jeder Betrieb noch Papier oder PDF verschicken durfte, endet am 31. Dezember 2026. Kleinere Unternehmen bekommen ein Jahr Aufschub, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Eine weitere Verlängerung ist nach heutigem Stand nicht in Sicht.
In diesem Beitrag erfährst du, wer genau betroffen ist, welche Formate zählen, welche Ausnahmen es gibt und wie du die Umstellung in sieben Schritten bis Silvester schaffst.
Was bedeutet die E-Rechnung 2027 für Unternehmen?
Die E-Rechnung 2027 bezeichnet die zweite Stufe der Pflicht zur elektronischen Rechnung im Inland. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931 ausstellen, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Papier und reine PDF-Dateien sind dann nicht mehr zulässig.
Entscheidend ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Datei und einer echten E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium definiert sie als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein eingescanntes Dokument oder eine aus Word exportierte PDF erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn sie digital verschickt wird.
Die rechtliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat das Umsatzsteuergesetz geändert und den Stufenplan festgelegt, der jetzt in seine entscheidende Phase geht. Für viele Betriebe ist die E-Rechnung 2027 damit der Moment, in dem aus einer Empfangspflicht eine echte Versandpflicht wird.
Der Zeitplan: Von der Empfangspflicht zur E-Rechnung 2027
Die Umstellung verläuft in Etappen. Wer die einzelnen Stufen kennt, kann besser einschätzen, wie viel Zeit ihm noch bleibt. Das Bundesfinanzministerium beschreibt den Fahrplan in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung so:
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
- 2025 und 2026: Jeder Rechnungsaussteller darf weiter Papierrechnungen verschicken. Andere elektronische Formate wie eine PDF sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Firmen dürfen noch ein Jahr lang Papier oder PDF nutzen.
- Bis 31. Dezember 2027: Bestehende EDI-Verfahren bleiben für alle zulässig, auch wenn sie die Norm EN 16931 nicht erfüllen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
So berechnest du die 800.000-Euro-Grenze
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von Paragraf 19 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die E-Rechnung 2027 zählt also dein Umsatz aus 2026. Gemeint ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz, nicht der Gewinn und nicht allein der Umsatz mit Geschäftskunden.
Weil das Jahr 2026 noch läuft, steht die endgültige Zahl erst nach dem Jahreswechsel fest. Liegst du knapp unter oder über der Grenze, solltest du dich nicht auf die Übergangsregel verlassen. Plane so, als wärst du ab Januar verpflichtet. Das Risiko, im Februar festzustellen, dass alle Rechnungen seit Jahresbeginn formal fehlerhaft waren, ist zu hoch.
Warum Kunden schon vorher Druck machen
Auch wenn du unter der Grenze liegst, kann die E-Rechnung 2027 dich früher erreichen als gedacht. Große Abnehmer stellen ihren Rechnungseingang auf strukturierte Daten um und wollen nicht zwei Prozesse parallel betreiben. Rechne daher damit, dass Einkaufsabteilungen ihre Lieferanten bitten, schon vor 2028 auf XRechnung oder ZUGFeRD umzusteigen.
Eine PDF darfst du in der Übergangszeit ohnehin nur verschicken, wenn dein Kunde zustimmt. Lehnt er ab, bleibt dir nur Papier oder die echte E-Rechnung. Für viele kleine Betriebe ist der freiwillige Umstieg deshalb die einfachere Lösung.
Wer ab Januar betroffen ist und wer nicht
Die Pflicht zur E-Rechnung 2027 betrifft ausschließlich Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, also den klassischen B2B-Bereich. Ob du eine GmbH, eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen führst, spielt keine Rolle. Es zählt allein, ob dein Gesamtumsatz 2026 die Grenze überschreitet und ob dein Kunde ein Unternehmer mit Sitz in Deutschland ist.
Ein Beispiel macht das greifbar: Ein Handwerksbetrieb mit 1,2 Millionen Euro Umsatz, der für Bauträger und Hausverwaltungen arbeitet, muss ab Januar jede Rechnung an diese Kunden als strukturierte Datei erstellen. Rechnungen an private Hausbesitzer darf er dagegen weiter auf Papier oder als PDF schreiben.
Diese Ausnahmen gelten weiterhin
Laut Bundesfinanzministerium und IHK sind mehrere Fälle von der Ausstellungspflicht ausgenommen:
- B2C-Geschäfte: Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter in jeder Form ausgestellt werden.
- Fahrausweise: Tickets im Personenverkehr bleiben ausgenommen.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Leistungen nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz, etwa viele Finanz- und Versicherungsumsätze.
- Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Sonderfall EDI
Viele Industrieunternehmen tauschen Rechnungen seit Jahren per EDI mit ihren Großkunden aus. Diese Verfahren dürfen bis Ende 2027 weiterlaufen, auch wenn sie nicht der europäischen Norm entsprechen. Spätestens 2028 müssen aber auch diese Datenströme die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Wer EDI nutzt, gewinnt also ein Jahr, sollte die Anpassung aber schon jetzt mit seinen Partnern planen.
Welche Formate bei der E-Rechnung 2027 zählen
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem zwei Standards. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, den Menschen ohne Software kaum lesen können. ZUGFeRD kombiniert dagegen eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei und eignet sich deshalb gut für den Übergang.
Bei ZUGFeRD kommt es auf das Profil an. Das Bundesfinanzministerium erkennt Versionen ab 2.0.1 an, die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen jedoch nicht. Prüfe deshalb, welches Profil deine Software erzeugt, bevor du dich auf ein Hybridformat verlässt.
Wie die E-Rechnung 2027 zum Kunden kommt
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Die E-Rechnung 2027 darfst du per E-Mail als Anhang verschicken, über ein Kundenportal bereitstellen oder über eine Schnittstelle direkt in das System deines Kunden übertragen. Wichtig ist allein, dass die strukturierte Datei unverändert ankommt und verarbeitet werden kann.
Wer an Bundesbehörden liefert, kennt das Prinzip bereits. Laut Bitkom müssen Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 Rechnungen in strukturierter elektronischer Form einreichen. Diese Firmen haben bei der E-Rechnung 2027 einen Vorsprung, weil Prozesse und Software für die XRechnung oft schon vorhanden sind.
Was das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 klarstellt
Mit einem zweiten Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Ministerium wichtige Praxisfragen beantwortet. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil stehen, ein Anhang reicht nicht. Bei Hybridformaten ist die XML-Datei führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der Datensatz.
Das Schreiben unterscheidet laut einer Auswertung von Baker Tilly drei Fehlerarten: Formatfehler, Verstöße gegen Geschäftsregeln der Norm und inhaltliche Fehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Aussteller sollen ihre Rechnungen vor dem Versand validieren. Für die Archivierung gilt, dass der strukturierte Teil unverändert aufbewahrt werden muss, nach Angaben des Ministeriums acht Jahre lang.
Wo der Mittelstand bei der E-Rechnung 2027 steht
Die Zahlen zeigen, dass viele Unternehmen spät dran sind. Eine YouGov-Umfrage im Auftrag des E-Rechnungsanbieters easybill unter 502 Unternehmen, über die Markt und Mittelstand im Juni 2026 berichtete, ergab: 33 Prozent hatten noch nie eine E-Rechnung verschickt. Nur 24 Prozent hielten ihre Umstellung für abgeschlossen.
Auch das Wissen ist lückenhaft. Lediglich 37 Prozent der Befragten gaben an, die gesetzlichen Vorgaben vollständig zu verstehen. Rund ein Fünftel schreibt Rechnungen noch in Word oder Excel, was ab der Pflicht zur E-Rechnung 2027 nicht mehr genügt, sobald der Umsatz über der Grenze liegt.
Eine ältere Bitkom-Erhebung aus dem Jahr 2024 unter 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten zeigte bereits, wie ungleich verteilt die Formate sind. Von den Firmen, die E-Rechnungen nutzten, setzten 71 Prozent auf EDI, 27 Prozent auf ZUGFeRD und nur 5 Prozent auf die XRechnung. Viele Mittelständler müssen sich also erstmals mit strukturierten Formaten beschäftigen.
Für dich heißt das: Wenn du zu den Nachzüglern gehörst, bist du nicht allein, aber die Zeit wird knapp. Softwareanbieter und Steuerberatungen dürften im vierten Quartal stark ausgelastet sein. Wer die E-Rechnung 2027 erst im Dezember angeht, wartet womöglich auf Termine, Updates und Testläufe.
E-Rechnung 2027 umsetzen: In 7 Schritten startklar
Gut drei Monate sind knapp, aber machbar, wenn du strukturiert vorgehst. Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt:
- Umsatz prüfen: Ermittle mit deiner Steuerberatung, ob dein Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro liegt.
- Rechnungsströme erfassen: Liste auf, wie viele Rechnungen an Geschäftskunden, Privatkunden und öffentliche Auftraggeber du verschickst und über welche Wege.
- Software klären: Frag deinen Anbieter von ERP, Warenwirtschaft oder Buchhaltung, ob er XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt.
- Stammdaten bereinigen: Pflege Kundennummern, Umsatzsteuer-IDs, Adressen und Bestellreferenzen, denn fehlende Angaben führen zu Validierungsfehlern.
- Testrechnungen schicken: Sende vor Januar Probedateien an wichtige Kunden und kläre, über welchen Kanal sie die E-Rechnung 2027 empfangen wollen.
- Archiv anpassen: Stelle sicher, dass die XML-Dateien unverändert und GoBD-konform gespeichert werden, nicht nur die Sichtansicht.
- Team schulen: Erkläre Vertrieb und Buchhaltung die neuen Abläufe, damit im Januar niemand aus Gewohnheit eine PDF verschickt.
Auch der Empfang braucht ein Update
Viele Betriebe denken nur an den Versand. Doch ab Januar werden deutlich mehr Lieferanten echte E-Rechnungen schicken. Ein E-Mail-Postfach reicht zwar formal für den Empfang, eine XML-Datei lässt sich ohne passende Software aber kaum prüfen. Rechnungseingang und Freigabe sollten deshalb Teil des Projekts sein.
Das BMF-Schreiben empfiehlt Empfängern, eingehende Rechnungen stufenweise zu prüfen: erst das Format, dann die Geschäftsregeln, dann den Inhalt. Fehlerhafte Rechnungen solltest du zurückweisen und eine Korrektur anfordern. Andernfalls riskierst du deinen Vorsteuerabzug.
Was passiert, wenn du die Frist verpasst?
Ein Unternehmen über der Umsatzgrenze, das im Jahr 2027 weiter PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung mehr aus. Das trifft nicht nur dich, sondern vor allem deine Kunden. Deren Steuerberater und Buchhaltung werden solche Rechnungen zunehmend zurückweisen, weil sie den Vorsteuerabzug gefährden.
In der Praxis bedeutet das: Zahlungen verzögern sich, weil Rechnungen neu erstellt werden müssen. Für Betriebe mit knapper Kasse wird ein Formfehler so schnell zu einem Liquiditätsproblem. Wer seine Zahlungsströme ohnehin eng steuert, sollte die E-Rechnung 2027 deshalb direkt in die Liquiditätsplanung für das kommende Jahr einbeziehen.
Umgekehrt gilt auch: Solange du als kleineres Unternehmen noch eine sonstige Rechnung ausstellen darfst, bleibt sie für den Vorsteuerabzug deines Kunden ordnungsgemäß. Das hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich bestätigt. Die Übergangsregel schützt also beide Seiten, solange die Voraussetzungen erfüllt sind.
Mehr als Pflicht: Was die Umstellung bringen kann
So lästig die Frist wirkt, die E-Rechnung 2027 bietet echte Chancen. Strukturierte Daten lassen sich automatisch auslesen, mit Bestellungen abgleichen und buchen. Das spart Zeit beim Abtippen, reduziert Fehler und beschleunigt die Freigabe. Bitkom betont seit Jahren, dass automatisierte Rechnungsprozesse effizienter sind und Kosten senken können.
Für die Buchhaltung ändert sich die Arbeit spürbar. Statt Belege abzutippen, prüfen Mitarbeitende Ausnahmen und klären Abweichungen. Gerade im Mittelstand, wo Fachkräfte im Rechnungswesen knapp sind, kann die E-Rechnung 2027 so Kapazitäten für Controlling und Analyse freimachen.
Schnellere Rechnungen bedeuten oft auch schnelleren Zahlungseingang. Wenn eine Rechnung ohne Medienbruch im System deines Kunden landet, fällt eine typische Ausrede für verspätete Zahlungen weg. Bleibt das Geld trotzdem aus, helfen klare Mahnprozesse und im Ernstfall ein professionelles B2B-Inkasso für offene Forderungen.
Der nächste Schritt: Meldesystem und ViDA
Die E-Rechnung ist erst der Anfang. Der Rat der Europäischen Union hat am 11. März 2025 das Paket VAT in the Digital Age, kurz ViDA, verabschiedet. Es sieht digitale Meldesysteme für innergemeinschaftliche Umsätze bis spätestens 2030 vor. Auch Deutschland plant ein solches Meldesystem, den genauen Starttermin hat der Gesetzgeber aber noch nicht festgelegt.
Wer seine Rechnungsprozesse jetzt sauber digitalisiert, ist für diese Entwicklung gut gerüstet. Gleichzeitig zeigt die Debatte um die Entlastungspakete beim Bürokratieabbau, dass Digitalisierung den Aufwand langfristig senken soll, auch wenn die Umstellung zunächst Arbeit macht.
Fazit: Die E-Rechnung 2027 jetzt angehen, nicht im Dezember
Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz endet die Schonfrist am 31. Dezember 2026. Ab dann zählen nur noch strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil. Kleinere Betriebe haben ein Jahr länger Zeit, spätestens 2028 trifft die Pflicht alle.
Die gute Nachricht: Die meisten Softwareanbieter haben ihre Lösungen längst angepasst. Entscheidend ist, dass du Umsatz, Software, Stammdaten und Archiv rechtzeitig prüfst und mit deinen wichtigsten Kunden testest. Wer die E-Rechnung 2027 als Digitalisierungsprojekt versteht, gewinnt schnellere Prozesse und eine bessere Datenbasis.
Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Kläre Sonderfälle wie Organschaften, Gutschriften oder Anzahlungsrechnungen mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen zu E-Rechnung 2027
Wer muss die E-Rechnung 2027 ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere inländische Unternehmer als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Kunden PDF nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann für alle Unternehmen, unabhängig von ihrem Umsatz.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, der für die automatische Verarbeitung gedacht ist und ohne Software kaum lesbar ist. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und eignen sich für die E-Rechnung 2027, bei ZUGFeRD aber erst ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa viele Finanz- und Versicherungsleistungen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie elektronische Rechnungen aber trotzdem, denn diese Pflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen.
Wie lange dürfen EDI-Verfahren noch genutzt werden?
Bestehende EDI-Verfahren dürfen alle Unternehmen bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen, auch wenn sie nicht der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ab 2028 müssen auch diese Datenströme die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Unternehmen, die stark auf EDI setzen, sollten die Anpassung frühzeitig mit ihren Handelspartnern und Softwareanbietern abstimmen.
Warum gefährdet eine falsche Rechnung den Vorsteuerabzug?
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Ist ein Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem eine PDF, fehlt diese Voraussetzung. Auch umsatzsteuerlich relevante Fehler im strukturierten Datensatz können laut BMF-Schreiben vom Oktober 2025 den Abzug ausschließen. Empfänger sollten solche Rechnungen deshalb zurückweisen und eine Korrektur verlangen.
