Microsoft Copilot sitzt inzwischen in Outlook, Teams, Word und Excel und kennt damit genau die Daten, die in deinem Unternehmen am sensibelsten sind: Verträge, Gehaltslisten, Kundenkorrespondenz. Die entscheidende Datenschutzfrage lautet deshalb nicht, ob die KI deine Daten an die Öffentlichkeit trägt. Sie lautet, ob dein eigener Microsoft-Tenant sauber genug aufgeräumt ist, damit Copilot nur das findet, was jemand wirklich sehen darf.
2026 ist die Lage komplexer geworden. Microsoft hat neue Einstellungen eingeführt, mit denen KI-Anfragen bei hoher Last außerhalb der EU verarbeitet werden können, und Modelle von Anthropic als Unterauftragsverarbeiter eingebunden. Gleichzeitig haben Aufsichtsbehörden ihre Haltung zu Microsoft 365 neu sortiert, und der EU AI Act wurde im Sommer per Omnibus-Verordnung angepasst.
In diesem Beitrag erfährst du, wie die KI technisch mit Unternehmensdaten umgeht, welche Admin-Einstellungen du kennen musst, was Datenschutzbehörden derzeit sagen und wie du die Einführung Schritt für Schritt absicherst. Der Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung, gibt dir aber eine belastbare Checkliste für das Gespräch mit IT, Datenschutz und Betriebsrat.
Was bedeutet Datenschutz bei Microsoft Copilot?
Datenschutz bei Microsoft Copilot heißt: Die KI darf nur auf Daten zugreifen, für die der jeweilige Nutzer ohnehin Leserechte besitzt, Eingaben dürfen nicht zum Training der Basismodelle dienen, und die Verarbeitung muss vertraglich und technisch den Vorgaben der DSGVO folgen. Verantwortlich für den rechtskonformen Einsatz bleibt immer dein Unternehmen.
Wichtig ist, welche Variante du überhaupt meinst. Unter dem Namen Copilot laufen mehrere Produkte mit unterschiedlichem Schutzniveau, und genau hier entstehen in der Praxis die ersten Missverständnisse:
- Microsoft 365 Copilot: die kostenpflichtige Lizenz, die über Microsoft Graph auf E-Mails, Dateien, Chats und Kalender im Tenant zugreift.
- Microsoft 365 Copilot Chat: der Chat für Nutzer mit Geschäftskonto, standardmäßig mit Webbezug, ohne vollen Zugriff auf Tenant-Daten, aber mit Enterprise Data Protection.
- Copilot für Privatkonten: die Verbraucherversion. Sie gehört nicht in den Arbeitsalltag mit Firmendaten, weil die Unternehmensverträge hier nicht greifen.
- Copilot Studio und Agenten: selbst gebaute Assistenten, die zusätzliche Datenquellen und Aktionen anbinden und eigene Prüfungen verlangen.
Wer Mitarbeitenden keine freigegebene Business-Variante von Microsoft Copilot anbietet, riskiert, dass sie auf private KI-Konten ausweichen. Wie du dieses Phänomen erkennst und eindämmst, beschreibt unser Beitrag zur Schatten-KI in Unternehmen.
Wie Microsoft Copilot mit deinen Unternehmensdaten umgeht
Der Hersteller beschreibt die Architektur in seiner Dokumentation zu Datenschutz und Sicherheit recht klar. Microsoft Copilot zeigt laut Herstellerangaben nur Organisationsdaten an, für die ein Nutzer mindestens Leserechte hat. Der sogenannte Semantic Index, der Inhalte für die KI auffindbar macht, respektiert dieselben Berechtigungsgrenzen.
Für die Einordnung im Unternehmen sind vor allem diese Zusagen relevant, die Microsoft in seiner Produktdokumentation macht:
- Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
- Die Interaktionen mit Microsoft Copilot landen als Verlauf verschlüsselt im Tenant. Admins können sie über Microsoft Purview durchsuchen und Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.
- Die beim Azure OpenAI Service mögliche Missbrauchsüberwachung mit menschlicher Prüfung ist für Microsoft 365 Copilot abgeschaltet.
- Für Webanfragen erzeugt Microsoft Copilot aus deinem Prompt eine Suchanfrage an Bing. Admins können diese Websuche über die optionalen verbundenen Erfahrungen deaktivieren.
Der letzte Punkt wird oft übersehen. Wenn ein Mitarbeiter einen Prompt mit Projektnamen oder Kundendaten formuliert, können Bestandteile davon als Suchbegriff an Bing gehen. Für viele Teams ist der Webzugriff nützlich, für Rechts- oder Personalabteilungen solltest du ihn bewusst einschränken.
Aus Datenschutzsicht agiert Microsoft als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist das Data Protection Addendum, das für Microsoft 365 gilt. Das heißt aber auch: Microsoft liefert Werkzeuge und Zusagen, die Verantwortung für Zweck, Rechtsgrundlage und Konfiguration liegt bei dir.
Das größte Risiko bei Microsoft Copilot: Oversharing im eigenen Tenant
Das eigentliche Problem ist selten ein Datenleck nach außen. Es ist Oversharing: SharePoint-Seiten, die für die ganze Organisation freigegeben sind, Teams-Kanäle mit veralteten Mitgliedern, OneDrive-Links ohne Ablaufdatum. Früher blieben solche Lücken unbemerkt, weil niemand gezielt danach suchte. Microsoft Copilot findet sie in Sekunden.
Fragt eine Projektassistentin nach „aktuellen Gehaltsbändern“ und liegt eine falsch freigegebene Excel-Datei auf einer offenen Seite, erhält sie eine präzise Zusammenfassung. Technisch hat Microsoft Copilot nichts falsch gemacht, denn die Berechtigung bestand ja. Organisatorisch ist es ein Datenschutzvorfall.
Welche Werkzeuge Microsoft gegen Oversharing anbietet
Für Microsoft Copilot hat der Hersteller einen eigenen Leitfaden veröffentlicht, das Oversharing-Blueprint mit drei Säulen: Oversharing beheben, Leitplanken setzen, regulatorische Anforderungen erfüllen. Laut Microsoft ist SharePoint Advanced Management in der Copilot-Lizenz enthalten.
- Restricted Content Discovery: blendet einzelne SharePoint-Seiten temporär aus der organisationsweiten Suche und aus Copilot-Antworten aus, ohne Berechtigungen zu ändern.
- Sensitivity Labels in Microsoft Purview: markieren vertrauliche Inhalte und steuern Verschlüsselung und Zugriff.
- Data Loss Prevention: verhindert, dass bestimmte Datenkategorien in Copilot-Antworten auftauchen.
- Audit-Logs: dokumentieren, wer Copilot wann genutzt hat, und helfen bei Prüfungen.
Auch Schutzmechanismen haben Lücken
Dass Technik allein nicht reicht, zeigen zwei Vorfälle. Im Juni 2025 schloss Microsoft die von Aim Security gemeldete Lücke EchoLeak (CVE-2025-32711). Über eine präparierte E-Mail mit versteckten Anweisungen hätte Microsoft Copilot ohne Klick des Nutzers Daten preisgeben können. Hinweise auf eine Ausnutzung gab es laut Berichten nicht.
Anfang 2026 bestätigte Microsoft zudem einen Fehler, durch den Copilot Chat als vertraulich gekennzeichnete E-Mails in Entwürfen und gesendeten Elementen zusammenfasste. Microsoft hat das per Konfigurationsupdate behoben. Für dich bedeutet das: Labels und DLP sind wichtig, ersetzen aber nicht die saubere Rechtevergabe.
Microsoft Copilot und die EU-Datengrenze: Flex Routing und Anthropic
Microsoft wirbt mit der EU Data Boundary, innerhalb der Kundendaten aus Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 und der Power Platform gespeichert und verarbeitet werden. Für Microsoft Copilot gibt es 2026 jedoch zwei Einstellungen, die du als Admin aktiv prüfen musst, weil sie Daten außerhalb dieser Grenze verarbeiten können.
Flex Routing bei Lastspitzen
Mit Flex Routing laut Microsoft-Dokumentation darf die KI-Verarbeitung bei hoher Auslastung in Rechenzentren in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Für berechtigte Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist die Funktion standardmäßig eingeschaltet. Gespeicherte Daten bleiben laut Microsoft in der EU, die Verarbeitung der Prompts aber nicht zwingend.
Für ältere Tenants nennt Microsoft keinen festen Standard und empfiehlt, die Einstellung zu prüfen. Du findest sie im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, „Flex routing during peak load periods“. Wer Datenübermittlungen in Drittländer vermeiden will, wählt dort „Do not allow flex routing“.
Anthropic-Modelle als Unterauftragsverarbeiter
Microsoft bindet für Microsoft Copilot inzwischen auch Modelle von Anthropic ein. Diese Modelle sind laut Microsoft ausdrücklich von der EU-Datengrenze ausgenommen. Für Kunden in der EU, der EFTA und Großbritannien ist die Option deshalb standardmäßig ausgeschaltet, während sie in den meisten anderen Regionen aktiv ist.
Achte auf eine Unterscheidung: Bei Standardmodellen arbeitet Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft, es gelten Microsofts Produktbedingungen und das DPA. Bei Varianten mit „Data Retention“ handelt Anthropic dagegen eigenständig nach eigenen Bedingungen und speichert Ein- und Ausgaben in der Regel bis zu 30 Tage. Solche Freischaltungen gehören vorher in die Datenschutzprüfung.
Rechtslage 2026: DSGVO, Aufsichtsbehörden und AI Act
Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden kam 2022 zu dem Ergebnis, dass Verantwortliche einen datenschutzkonformen Einsatz von Microsoft 365 auf Basis des damaligen Vertragswerks nicht nachweisen können. Diese Position wurde formal nicht zurückgenommen, eine neue Bewertung steht noch aus. Inzwischen haben sich jedoch einzelne Behörden differenzierter geäußert.
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit kam in seinem Bericht zum Einsatz von Microsoft 365 vom November 2025 zu dem Schluss, dass ein datenschutzkonformer Betrieb möglich ist. Voraussetzung ist, dass Verantwortliche ihre eigenen Pflichten erfüllen, etwa Dokumentation, Risikobewertung und passende Konfiguration. Microsoft Copilot behandelt der Bericht nicht gesondert, KI-Funktionen musst du also eigenständig bewerten.
Für Datenübermittlungen in die USA gilt weiterhin das EU-US Data Privacy Framework. Das Gericht der EU hat die Klage dagegen im September 2025 abgewiesen, ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof ist anhängig. Microsoft hat zudem 2025 eingeräumt, Herausgabeanordnungen von US-Behörden nicht vollständig ausschließen zu können. Diese Restrisiken gehören in deine Dokumentation.
Was der AI Act für den Einsatz von Microsoft Copilot bedeutet
Als Unternehmen, das Microsoft Copilot einsetzt, bist du im Sinne des AI Act ein Betreiber. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt seit Februar 2025. Mit der Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit dem 27. Juli 2026, wurde sie abgeschwächt: Betreiber müssen nun Maßnahmen zur Förderung ausreichender KI-Kompetenz ergreifen, statt sie sicherzustellen.
Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III wurden auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Für typische Büroanwendungen ist das meist nicht einschlägig, für Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung mit KI dagegen schon. Welche Pflichten für kleinere und mittlere Unternehmen konkret gelten, erklärt unser Überblick zum EU AI Act für KMU.
Betriebsrat und Datenschutz-Folgenabschätzung
Microsoft Copilot protokolliert Nutzung und kann Arbeitsergebnisse auswerten. Damit ist er in der Regel eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat dann ein Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit für beide Seiten.
Ob du eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO brauchst, hängt von Umfang und Datenkategorien ab. Bei einer breiten Einführung mit Zugriff auf Personaldaten spricht viel dafür. Eine sauber dokumentierte DSFA ist zudem dein bestes Argument, falls eine Aufsichtsbehörde nachfragt.
Microsoft Copilot datenschutzkonform einführen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte haben sich in Einführungsprojekten für Microsoft Copilot bewährt. Sie ersetzen keine juristische Prüfung, geben dir aber eine klare Reihenfolge, die IT, Datenschutz und Fachbereiche gemeinsam abarbeiten können:
- Anwendungsfälle definieren: Lege fest, wofür Teams Microsoft Copilot nutzen sollen und welche Datenkategorien dabei berührt werden.
- Berechtigungen bereinigen: Prüfe organisationsweit freigegebene SharePoint-Seiten, Teams und Freigabelinks, bevor die ersten Lizenzen aktiv sind.
- Sensible Bereiche absichern: Setze Sensitivity Labels und DLP-Regeln und nutze Restricted Content Discovery für Seiten, deren Rechte du noch prüfst.
- Admin-Einstellungen prüfen: Entscheide bewusst über Flex Routing, Anthropic-Modelle und die Websuche über Bing.
- Dokumentation erstellen: Ergänze das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und führe bei Bedarf eine DSFA durch.
- Betriebsrat einbinden: Verhandle früh eine Betriebsvereinbarung zu Zweck, Protokollierung und Auswertungsverbot.
- Pilot starten: Beginne mit einer kleinen Gruppe, werte Audit-Logs aus und passe Regeln an.
- Mitarbeitende schulen: Vermittle, welche Daten in Prompts gehören und wie man Antworten prüft. Das erfüllt zugleich die Anforderung an KI-Kompetenz.
Plane dabei realistisch. Laut Microsoft kann es bei großen SharePoint-Seiten mit mehr als 500.000 Elementen länger als eine Woche dauern, bis Restricted Content Discovery überall wirkt. Wer die Bereinigung erst nach dem Rollout beginnt, arbeitet unter Zeitdruck.
Copilot Studio und Agenten gesondert bewerten
Sobald Teams eigene Agenten in Copilot Studio bauen, ändern sich die Spielregeln. Agenten greifen auf zusätzliche Datenquellen zu, rufen externe Dienste auf und handeln teils selbstständig. Jeder Agent braucht deshalb eine eigene Freigabe mit klarer Datenbasis. Wie Unternehmen solche Systeme steuern, zeigt unser Beitrag zu KI-Agenten im Unternehmen.
Typische Fehler bei der Einführung von Microsoft Copilot
Viele Probleme entstehen nicht durch die Technik, sondern durch Abkürzungen im Projekt. Diese Fehler begegnen Datenschutzbeauftragten besonders häufig:
- Lizenzen zuerst, Aufräumen später: Der Rollout startet, bevor jemand die Freigaben im Tenant geprüft hat.
- Standardeinstellungen blind übernehmen: Neue Tenants starten mit aktivem Flex Routing, ohne dass es jemand bemerkt.
- Privatversionen dulden: Mitarbeitende nutzen Microsoft Copilot mit privatem Konto, weil die Business-Variante fehlt.
- Keine Regeln für Prompts: Niemand erklärt, ob Gesundheitsdaten oder Bewerberunterlagen in einen Prompt gehören.
- Einmal prüfen und vergessen: Microsoft ändert Funktionen und Voreinstellungen laufend, ohne Monitoring veralten deine Bewertungen schnell.
Gerade der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Microsoft hat 2026 mehrere datenschutzrelevante Einstellungen neu eingeführt. Abonniere deshalb das Message Center im Admin Center und lege fest, wer Änderungen bewertet. Ein vierteljährlicher Termin zwischen IT und Datenschutz reicht in vielen Unternehmen aus.
Fazit: Microsoft Copilot braucht Governance, keine Verbote
Microsoft Copilot ist datenschutzrechtlich kein Selbstläufer, aber auch kein Tabu. Die vertraglichen Grundlagen haben sich verbessert, Aufsichtsbehörden wie der HBDI halten den Betrieb von Microsoft 365 unter Auflagen für möglich. Die größten Risiken liegen heute im eigenen Tenant: zu weit gefasste Freigaben, unbemerkte Standardeinstellungen und fehlende Regeln für Mitarbeitende.
Wenn du Berechtigungen aufräumst, Flex Routing und Anthropic-Modelle bewusst steuerst, Betriebsrat und Datenschutz früh einbindest und die Einführung dokumentierst, schaffst du eine solide Basis. Dann wird Microsoft Copilot zu dem, was er sein soll: ein Produktivitätswerkzeug, dem deine Mitarbeitenden und deine Kunden vertrauen können.
Häufige Fragen zu Microsoft Copilot
Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform nutzbar?
Ein DSGVO-konformer Einsatz ist möglich, aber nicht automatisch gegeben. Microsoft arbeitet als Auftragsverarbeiter, trainiert Basismodelle nicht mit Kundendaten und bietet die EU-Datengrenze. Dein Unternehmen muss jedoch Berechtigungen bereinigen, Einstellungen wie Flex Routing prüfen, die Verarbeitung dokumentieren und bei Bedarf eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen.
Nutzt Microsoft meine Prompts zum Training der KI?
Laut Hersteller werden Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten bei Microsoft Copilot in der Business-Lizenz nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Die Interaktionen werden verschlüsselt im Tenant gespeichert, Admins können Aufbewahrungsfristen festlegen. Anders sieht es bei Verbraucherversionen mit privatem Konto aus, deshalb sollten Firmendaten nur in die Business-Variante gelangen.
Was ist Flex Routing und wie schalte ich es ab?
Flex Routing erlaubt Microsoft, KI-Anfragen europäischer Kunden bei hoher Auslastung in den USA, Kanada oder Australien zu verarbeiten. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist es standardmäßig aktiv. Abschalten kannst du es im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, über die Option zu Flex Routing in Spitzenlastzeiten.
Warum muss der Betriebsrat bei der Einführung zustimmen?
Copilot protokolliert Nutzungsdaten und könnte grundsätzlich Rückschlüsse auf Verhalten oder Leistung von Beschäftigten ermöglichen. Damit gilt er in der Regel als technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der Betriebsrat hat dann ein Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung regelt Zweck, Protokollierung und den Ausschluss von Leistungskontrollen.
Wer ist für Datenpannen durch Copilot verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt dein Unternehmen. Wenn Microsoft Copilot vertrauliche Inhalte anzeigt, weil Freigaben zu weit gefasst sind, liegt das Problem meist in der eigenen Rechtevergabe. Microsoft haftet als Auftragsverarbeiter nur im Rahmen seiner vertraglichen Pflichten. Deshalb lohnen sich Berechtigungsprüfung, Labels und klare Regeln vor dem Rollout.
